Så behandlar Vetlanda kommun person­uppgifter

Personuppgifter är uppgifter som på ett eller annat sätt kan kopplas till dig som person. Det kan vara självklara uppgifter som ditt namn, adress eller ditt personnummer, men även uppgifter som till exempel fastighets­beteckning eller telefon­nummer. Även bilder är en personuppgift, om du tydligt kan urskiljas på bilden.

Varför behandlar barn- och utbildnings­nämnden dina person­uppgifter?

Kommunens rätt till att behandla person­uppgifter grundar sig på att del av skol­verk­samheten innefattar myndig­hetsutövning som kommunen är skyldig att utföra samt det allmänna intresset av att till­godose elevernas behov av utbildning.

Barn- och utbildningsnämnden behand­lar vårdnadshavares och barns personuppgifter för administration inom nämndens verk­samhets­områden, bland annat kommunens förskolor, grundskolor, grund­sär­skola, fritidshem, musik­skola, gymnasieskola och elev­hälsan.

De personuppgifter som registreras är namn på barn och vårdnads­havare, adress, telefon­nummer, person­nummer och liknande upp­gifter. Det kan röra sig om behandling, till exempel datalistor över skolans samtliga elever, beslut och protokoll samt personal­anteck­ningar och e-post.

Ändamålet med behandlingen är att kunna tillhandahålla, anordna och bedriva utbild­ning och annan peda­gogisk verksam­het enligt skolför­fattningar och hälso- och sjuk­vårds­författningar. Det ska även förenkla och förbättra den digitala hante­ringen av de uppgifter som behövs samt erbjuda självservice till vårdnadshavare via Internet.

Personuppgifter som lämnas används också för administra­tion, kontroll och andra åtgärder som behövs för att hand­lägga ärenden. Upp­gifterna används bland annat som grund för fakturering av barn­omsorgs­avgifter. Behandlingen kan också ligga till grund för att kunna ta fram statistik.

Personuppgifter om barn och vårdnads­havare hämtas från kom­munens invånar­register, där samtliga barn samt uppgift om vårdnads­havare finns. Vi matar manuellt in komplet­terande uppgifter i IT-systemet.

Känsliga personuppgifter

I de fall det rör sig om känsliga person­uppgifter enligt data­skydds­förordningen (till exempel uppgift om ras, etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fack­förening och uppgifter som rör hälsa och sexualliv) kommer ditt samtycke inhämtas innan uppgifterna hanteras såvida inte lagligt stöd finns för hanteringen. Samtycket är frivilligt och kan när som helst återkallas.

Offentlighetsprincipen

Barn- och utbildningsnämnden är kommunal myndighet. Det innebär att person­uppgifter blir allmänna hand­lingar som kan komma att lämnas ut i enlighet med tryckfrihets­förord­ningen och offentlighets- och sekretess­lagens regler.

Hur länge bevaras dina personuppgifter?

Personuppgifter bevaras inte längre än nöd­vändigt utan gallras enligt barn- och utbild­nings­nämndens gallrings­rutiner. Hur länge upp­gifterna sparas styrs även av bestäm­melserna om allmänna handlingar.

Fotografier och filmer

Inom Vetlanda kommuns förskolor och skolor används fotografi och film som ett redskap för att dokumentera och synliggöra barns och elevers lärande, vid till exempel undervisning, projekt och utflykter. För sådan hantering behövs i vissa avseende ditt sam­tycke. Samtycket är frivilligt och kan när som helst återkallas.

Hos Vetlanda kommun kan dina person­uppgifter registreras till exempel när du ansöker om förskole­plats med hjälp av en e-tjänst, om du skickar e-post till kommunen eller kontaktar oss på annat sätt. Då kan vi behöva spara och lagra dina uppgifter i våra register för att handlägga ditt ärende. Detta är exempel på tillfällen när kommunen behand­lar dina personuppgifter. Det kan även vara när du väljer att prenumerera på information från Vetlanda kommun.

Du har rätt att kostnadsfritt få veta vilka personuppgifter vi behandlar, för vilket ändamål och får ta del av uppgifterna. Du har också rätt att få felaktiga uppgifter rättade och eventuellt raderade.

Ansök om registerutdrag
Du kan skriftligt ansöka om registerutdrag genom att skicka e-post till infocenter@vetlanda.se eller en ansökan på papper. Ansökan ska skickas till respektive nämnd på adressen Vetlanda kommun, 574 80 Vetlanda.

Din ansökan måste vara undertecknad för att vara giltig. Ansöker du via e-post måste du skanna in eller fotografera din ansökan med underskrift.

En ansökan om registerutdrag ska innehålla:

• Till vem du ansöker (nämnd/styrelse)
• Vilka uppgifter som du efterfrågar
• Ditt namn och kontaktuppgifter

Om du använder sociala medier för att komma i kontakt med Vetlanda kommun, så överförs informationen samt personuppgifter alltid till tredje part (till exempel till företaget/organisationen som driver det sociala mediet, som exempelvis Facebook). För din egen skull rekommenderar vi dig att inte skicka känslig information till oss via sociala medier.

Personuppgiftsansvarig i den kommunala verksamheten är respektive nämnd och för de kommunala bolagen dess styrelser. Nämnderna har i sin tur utsett ett dataskyddsombud som bland annat har till uppgift att hjälpa de registrerade.

Dataskyddsombud för hela kommunen är Erik Selander, telefon 072- 548 22 75, erik.selander@hoglandet.se.