Så behandlar Vetlanda kommun personuppgifter
När du skickar e-post, beställer informationsmaterial, lämnar en synpunkt, använder våra formulär, självservice (e-tjänster) eller på annat sätt kontaktar kommunen, lagras dina personuppgifter för att Vetlanda kommun ska kunna behandla ditt ärende.
När du kontaktar oss via formulär på webbplatsen, via e-post eller en e-tjänst och klickar på "skicka", ger du ditt samtycke till att vi lagrar dina personuppgifter för att hantera ditt ärende. Om du inte samtycker till att dina uppgifter lagras ska du inte använda dessa tjänster. Kontakta då den avdelning eller förvaltning som hanterar frågan.
Dataskyddsförordningen (GDPR) är till för att förhindra att din personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter. Dina personuppgifter får bara behandlas om du har godkänt det (lämnat samtycke) eller om det finns stöd i GDPR eller annan lag.
Vad är personuppgifter?
Personuppgifter är uppgifter som på ett eller annat sätt kan kopplas till dig som person. Det kan vara självklara uppgifter som ditt namn, adress eller ditt personnummer, men även uppgifter som till exempel fastighetsbeteckning eller telefonnummer. Även bilder är en personuppgift, om du tydligt kan urskiljas på bilden.
Behandling av personuppgifter
Med behandling menas allt som vi som arbetar i Vetlanda kommun gör med dina personuppgifter för att hantera det ärende som du har skickat till oss. En personuppgift är alltid kopplad till ett visst ärende och används aldrig i andra sammanhang. Vi sparar aldrig uppgifter längre än nödvändigt för respektive ändamål och sprider dem bara till de som behöver ta del av dem för att lösa vår uppgift.
Barn- och utbildningsnämndens behandling av personuppgifter
Varför behandlar barn- och utbildningsnämnden dina personuppgifter?
Kommunens rätt till att behandla personuppgifter grundar sig på att del av skolverksamheten innefattar myndighetsutövning som kommunen är skyldig att utföra samt det allmänna intresset av att tillgodose elevernas behov av utbildning.
Barn- och utbildningsnämnden behandlar vårdnadshavares och barns personuppgifter för administration inom nämndens verksamhetsområden, bland annat kommunens förskolor, grundskolor, grundsärskola, fritidshem, musikskola, gymnasieskola och elevhälsan.
De personuppgifter som registreras är namn på barn och vårdnadshavare, adress, telefonnummer, personnummer och liknande uppgifter. Det kan röra sig om behandling, till exempel datalistor över skolans samtliga elever, beslut och protokoll samt personalanteckningar och e-post.
Ändamålet med behandlingen är att kunna tillhandahålla, anordna och bedriva utbildning och annan pedagogisk verksamhet enligt skolförfattningar och hälso- och sjukvårdsförfattningar. Det ska även förenkla och förbättra den digitala hanteringen av de uppgifter som behövs samt erbjuda självservice till vårdnadshavare via Internet.
Personuppgifter som lämnas används också för administration, kontroll och andra åtgärder som behövs för att handlägga ärenden. Uppgifterna används bland annat som grund för fakturering av barnomsorgsavgifter. Behandlingen kan också ligga till grund för att kunna ta fram statistik.
Personuppgifter om barn och vårdnadshavare hämtas från kommunens invånarregister, där samtliga barn samt uppgift om vårdnadshavare finns. Vi matar manuellt in kompletterande uppgifter i IT-systemet.
Känsliga personuppgifter
I de fall det rör sig om känsliga personuppgifter enligt dataskyddsförordningen (till exempel uppgift om ras, etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening och uppgifter som rör hälsa och sexualliv) kommer ditt samtycke inhämtas innan uppgifterna hanteras såvida inte lagligt stöd finns för hanteringen. Samtycket är frivilligt och kan när som helst återkallas.
Offentlighetsprincipen
Barn- och utbildningsnämnden är kommunal myndighet. Det innebär att personuppgifter blir allmänna handlingar som kan komma att lämnas ut i enlighet med tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagens regler.
Hur länge bevaras dina personuppgifter?
Personuppgifter bevaras inte längre än nödvändigt utan gallras enligt barn- och utbildningsnämndens gallringsrutiner. Hur länge uppgifterna sparas styrs även av bestämmelserna om allmänna handlingar.
Fotografier och filmer
Inom Vetlanda kommuns förskolor och skolor används fotografi och film som ett redskap för att dokumentera och synliggöra barns och elevers lärande, vid till exempel undervisning, projekt och utflykter. För sådan hantering behövs i vissa avseende ditt samtycke. Samtycket är frivilligt och kan när som helst återkallas.
När registreras mina personuppgifter?
Hos Vetlanda kommun kan dina personuppgifter registreras till exempel när du ansöker om förskoleplats med hjälp av en e-tjänst, om du skickar e-post till kommunen eller kontaktar oss på annat sätt. Då kan vi behöva spara och lagra dina uppgifter i våra register för att handlägga ditt ärende. Detta är exempel på tillfällen när kommunen behandlar dina personuppgifter. Det kan även vara när du väljer att prenumerera på information från Vetlanda kommun.
Så begär du ett registerutdrag
Du har rätt att kostnadsfritt få veta vilka personuppgifter vi behandlar, för vilket ändamål och får ta del av uppgifterna. Du har också rätt att få felaktiga uppgifter rättade och eventuellt raderade.
Ansök om registerutdrag
Du kan skriftligt ansöka om registerutdrag genom att skicka e-post till kommun@vetlanda.se eller en ansökan på papper. Ansökan ska skickas till respektive nämnd på adressen Vetlanda kommun, 574 80 Vetlanda.
Din ansökan måste vara undertecknad för att vara giltig. Ansöker du via e-post måste du skanna in eller fotografera din ansökan med underskrift.
En ansökan om registerutdrag ska innehålla:
- Till vem du ansöker (nämnd/styrelse)
- Vilka uppgifter som du efterfrågar
- Ditt namn och kontaktuppgifter
När du kontaktar oss via sociala medier
Om du använder sociala medier för att komma i kontakt med Vetlanda kommun, så överförs informationen samt personuppgifter alltid till tredje part (till exempel till företaget/organisationen som driver det sociala mediet, som exempelvis Facebook). För din egen skull rekommenderar vi dig att inte skicka känslig information till oss via sociala medier.
Personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud
Personuppgiftsansvarig i den kommunala verksamheten är respektive nämnd och för de kommunala bolagen dess styrelser. Nämnderna har i sin tur utsett ett dataskyddsombud som bland annat har till uppgift att hjälpa de registrerade.