Upphandlingsguide

Hur går egentligen en upphandling till? Vad innehåller upphandlingsdokumenten och kan jag förbereda mig på något sätt? Ja det kan du!

Genom att gå igenom vår Upphandlingsguide steg för steg är du förberedd på vad som kommer hända och hur du ska gå tillväga när du hittat den upphandling som du vill lämna anbud på.

Under varje steg kommer du hitta information och vägledning i upphandlingsprocessen och vad som förväntas av dig som vill bli leverantör till Vetlanda kommun.

1. Annonsering

Vetlanda kommuns upphandlingar publiceras i e-Avrop Länk till annan webbplats.. Hela upphandlings och anbudsprocessen görs digitalt i systemet, samt all dialog och frågor och svar.

Se under rubrikerna Aktuella upphandlingar och Planerade upphandlingar om någon upphandling från just din bransch är planerad. Du som leverantör kan hitta, söka och bevaka upphandlingar för en viss organisation, i detta fall Vetlanda kommun, eller söka efter upphandlingar via CPV-koder.

Det finns både större och mindre upphandlingar och om det föreligger affärsmässigt värde kan det bli aktuellt med delad upphandling för att fler små- och medelstora företag ska ha möjligheten att lämna anbud.

Såhär gör i du e-Avrop

  1. Gå till kommunens upphandlingsida och rubriken Aktuella upphandlingar och se om någon av våra nuvarande upphandlingar är av intresse för dig. Klicka på länken till upphandlingen eller gå direkt till e-Avrop.

  2. När du kommer till e-Avrops webbplats finns en meny till vänster där du kan specificera din sökning. Där går du till Publicerad av och väljer Vetlanda kommun.

  3. Klicka på din valda upphandling i listan så kommer du till annonsen med tillhörande Upphandlingsdokument och Frågor och svar.

  4. För att lämna anbud behöver du registrera ett konto i
    e-Avrop. Klicka på den blåa knappen till vänster "Hämta & Bevaka" och följ instruktionerna.

Bevakning

Vill du istället göra en bevakning så klickar du på den blå knappen i vänstra hörnet som heter Bevaka upphandlingar. Länk till annan webbplats. För att komma dit behöver du registrera ett konto, vilket är kostnadsfritt. Där finns också en CPV-guide om man vill arbeta med CPV-koder.

CPV koder

CPV koder är en typ av sifferkod som finns för en mängd olika produkt- och tjänsteområden. I e-Avrop fyller du i vilken eller vilka CPV koder som du vill följa. Du får då en automatisk avisering när en upphandling matchar din bevakningsprofil.

2. Upphandlingsdokument

När du i e-Avrop hittat och klickat dig in på upphandlingen du vill lämna anbud på, kommer du nå upphandlingsdokumenten.

Upphandlingsdokumenten (förfrågningsunderlagen) innefattar alla dokument som är kopplade till varan eller tjänsten i upphandlingen och avtalet i sin helhet.

Vetlanda kommuns upphandlingsunderlag är följande delar ofta vanligt förekommande:

Avtalsvillkor

Detta är grunden till det avtal som kommer tecknas mellan kommunen och den vinnande leverantören. Här hittar du information om avtalet, exempelvis:

  • avtalstider
  • leveransvillkor
  • garantier
  • prisuppgifter
  • villkor för fakturering
  • ansvarvillkor, ansvarsfördelning (till exempel försäkringar).
  • villkor för uppsägning

Samtliga avtalsvillkor som anges ska anses som bindande och ska accepteras av leverantören för att gå vidare i upphandlingen.

Ska-krav

Här finner man de kvalificeringskrav och ska-krav som ställs på leverantören inom olika områden, exempelvis din ekonomiska ställning, yrkesmässiga kapacitet och att du har behörighet att utöva yrkesverksamheten. Det är så att vi ska kunna veta att du med all säkerhet kan leverera det som efterfrågas och genomföra uppdraget genom hela avtalstiden. Exempel på kvalificeringskrav:

Grundläggande uppgifter

Här bekräftar du grundläggande information om ditt företag.

  • Firmauppgifter
  • Registreringsbevis Bolagsverket
  • Ekonomisk och finansiell ställning

Teknisk och yrksmässig kapacitet

Här beskriver eller bekräftar du att ditt företag innehar de resurser som behövs för att fullgöra uppdraget. Läs noggrant igenom och svara på allt som efterfrågas.

  • Företagspresentation
  • Erfarenhet och kvalifikationer. Har ni personal och tekniska resurser som behövs för uppdraget?
  • Referenser från tidigare uppdragsgivare, eller, i enskilda fall, tidigare arbetsgivare för exempelvis nystartade företag.
  • Efterfrågan på intyg eller certifikat
  • Era kvalitets- och miljösäkringsrutiner

Upphandlingens föreskrifter

Här hittar du bland annat en kortare informationen om upphandlingsobjektet. Du får en beskrivning på vad vi efterfrågar, hur mycket det handlar om i kvantitet, omfattning och avgränsningar. Det finns även instruktioner för eventuella övriga bilagor, till exempel intyg.

Du finner också en del administrativa krav och villkor som beror på upphandlingsförfarande, det vill säga typen av upphandling och hur den går till. Vad som avgör det beror bland annat på upphandlingens omfattning, komplexitet och ekonomiska värde.

Det finns även information om vad som gäller när upphandlingen är annonserad, riktlinjer vid exempelvis frågor och svar.

Utvärderingsmodell

Ofta förekommer en bilaga som kallas utvärderingsmodell. I detta avsnitt hittar du hur anbuden kommer att utvärderas och bedömas i upphandlingen. Även vilken utvärderingsmodell som kommer användas.

Kommunen kommer utse det anbud som bäst motsvarar det efterfrågade behovet på det sätt det angivits i upphandlingsdokumenten, och anta det ekonomiskt fördelaktiga anbudet efter utvärdering från de tre utvärderingsgrunderna:

  1. bästa förhållande mellan pris och kvalitet
  2. kostnad
  3. pris

Läs mer om utvärderingsgrunderna under rubriken nedan.

Prisförfrågan

Du kommer också få ange ditt pris i prisförfrågan. Det är olika beroende på upphandling och vad som efterfrågas. Ibland kan det vara prisförfrågan för en hel upphandling. Då räknar du ut slutsumman där allt ingår, varken mer eller mindre, och skriver i prisförfrågan. Det kan också vara prisförfrågan på många olika varor eller tjänster och då kan du behöva skriva enskilda varors priser i ett större dokument.

Kom ihåg!

För att komma med i anbudsutvärderingen så måste man ha kvalificerat sig i ska-kraven. Uppfyller man inte samtliga delar i ska-kraven så kommer man inte gå vidare till denna del för utvärdering.

Olika utvärderingsgrunder

Här ser du mer ingående vad som gäller för respektive utvärderingsgrund.

Utvärderingsgrund 1 – Bästa förhållande mellan pris och kvalité

Då kommer det genomföras utvärdering som mäter pris och kvalité med hänsyn till de tilldelningskriterier som bedöms ge anbudet mervärde. Det kan exempelvis vara via testning av produkt, referensers rekommendationer, miljöegenskaper, driftkostnader med mera. Detta viktas och bedöms tillsammans med priset.

Utvärderingsgrund 2 – kostnad

Anbudet kommer att bedömas utifrån kostnadseffektivitet. Exempelvis analys av kostnader under livscykeln. Om ett anbud utvärderas på kostnad kan exempelvis anskaffningspriset få en viss vikt i förhållande till andra kostnader under användningen av varan eller tjänsten.

Gäller utvärderingsgrund 3 – pris

Anbudet kommer efter kvalificering av anbudslämnaren att gå på lägsta pris utifrån de kriterier som finns i upphandlingen. Priset kan räknas och viktas genom olika sammanställningar. Till exempel kan pris anges:

  • totalt för hela uppdraget
  • per månad
  • per timme
  • för levererad produkt.

Bilagor

Här finner du exempel på vanligt förekommande dokument som kan finnas eller efterfrågas i våra upphandlingar.

  • Anbudsprisbilaga
  • Svarsbilaga
  • Hållbarhetskrav
  • Specificerade handlingar för varan eller tjänsten, till exempel körscheman eller leveranslistor
  • Intyg
  • Certifikat
  • CV
  • Standardvillkor för aktuell bransch och beroende på vad som upphandlas

Gå igenom bilagorna noggrant och var säker på att du fyllt i och bifogat allt som efterfrågas.

3. Lämna anbud

När du fått ett grepp om vad som efterfrågas i upphandlingsdokumenten och vad för krav som ställs på dig som leverantör, är det dags att lämna in ett anbud.

Anbud ska lämnas in i rätt tid och innehålla samtliga delar som efterfrågas. Det kan vara svårt att komplettera ett anbud i efterhand på grund av vad lagen tillåter. Gå med fördel igenom nedanstående punkter.

Följ instruktionerna

Följ de instruktioner som anges i upphandlingsdokumenten – noggrant! Efterfrågas en viss information, uppgift eller dokument så måste det finnas med för att vi enligt lag ska kunna pröva ditt anbud. Alla måste ges lika villkor.

Uppfyll krav

Säkerställ att anbudet uppfyller samtliga krav och villkor som har angivits. Det är uppfyllandet av dem som avgör om ditt anbud kommer utvärderas eller inte.

Svara på det som efterfrågas

Titta noga igenom de svar som du tänker skicka in för att vara säker på att du svarat på det som vi frågar efter. Det är viktigt att du säkerställer att inga uppgifter saknas.

Kvalitetssäkra

Kontrollera att du lämnat in beskrivningar och efterfrågade dokkument i form av intyg, certifieringar, CV eller liknande. Lagen gör det svårt att komplettera i efterhand.

Svara på alla frågor

Även på dem som är självklara för dig och även om vi redan känner till dig som leverantör. Vi kan endast ta hänsyn till de svar och handlingar som lämnas i anbudet då alla anbud och anbudsgivare ska behandlas lika.

Lämna in anbudet i tid

För att anbudet överhuvudtaget ska prövas måste det ha lämnats in i tid, det vill säga innan sista datum för anbudslämnandet har passerat. Därefter har, så att säga, tåget gått. Anbudet måste vara komplett och innehålla alla bilagor när det lämnas in.

4. Utvärdering och tilldelning

Anbudstiden är slut och alla anbuden öppnas.

Först kvalificeras anbudsgivarna. Därefter utvärderas de inskickade anbuden. Den anbudsgivare som uppfyller ställda krav, efterfrågad kvalité och erbjuder det mest ekonomisk fördelaktiga priset blir den som tilldelas kontraktet. Då sker ett tilldelningsbeslut.

Tilldelningsbeslutet meddelas skriftligen till anbudsgivarna.

Efter att tilldelningsbeslutet skickats ut gäller en avtalsspärr på 10 dagar. Först när avtalsspärren har gått ut tecknas avtal med leverantören. Vid direktupphandling gäller inte avtalsspärr.

5. Uppföljning

Upphandlingen är genomförd, avtal är tecknat och samarbetet har startat. Förutom den kontinuerliga kontakten mellan leverantör och beställarna i verksamheterna, så kommer det göras systematisk och regelbunden uppföljning av vårt samarbete.

Uppföljning genomförs tillsammans med dig och beställarna från verksamheterna, men också annan personal kan komma att delta med sin expertis. Det kan handla om att ta in statistik, ser över avvikelserapportering, ha uppföljningsmöten, studiebesök, priser, stickprover, information från användarna av dina varor eller tjänster. Kortfattat så ser vi över hur vårt samarbete fortlöper och säkerställer att avtalsvillkoren efterföljs av båda parter.

Vad är upphandling?

Har du aldrig kommit i kontakt med upphandling tidigare? Ta med fördel ett par minuter att se filmen från Upphandlingsmyndigheten nedan som kan ge dig en större förståelse för vad upphandling är, hur det går till och som avgör varför den genomförs på ett visst vis när du ska ta dig an stegen i Upphandlingsguiden.

Vill du lära dig mer om offentlig upphandling kan du besöka Upphandlingsmyndigheten Länk till annan webbplats. och Konkurrensverket Länk till annan webbplats..


Kom ihåg!

Att hos Vetlanda kommun kan du alltid Låna en upphandlare för ett informationstillfälle, en bollplankskaffe eller varför inte en upphandlingspromenad? Vi träffas fysiskt eller digitalt!

Varmt välkommen till Vetlanda kommun och vi ser fram emot att få ta del av ditt anbud.