Upphandlingsguide

Har du aldrig kommit i kontakt med upphandling tidigare? Ta med fördel ett par minuter att se filmen från Upphandlingsmyndigheten nedan som kan ge dig en större förståelse för vad upphandling är, hur det går till och vad som avgör varför den genomförs på ett visst vis när du ska ta dig an stegen i Upphandlingsguiden.

Vetlanda kommuns upphandlingar publiceras i e-Avrop Länk till annan webbplats.. Hela upphandlings och anbudsprocessen görs digitalt i systemet, samt all dialog och frågor och svar.

Se under rubrikerna Aktuella upphandlingar och Planerade upphandlingar om någon upphandling från just din bransch är planerad. Du som leverantör kan hitta, söka och bevaka upphandlingar för en viss organisation, i detta fall Vetlanda kommun, eller söka efter upphandlingar via CPV-koder.

Det finns både större och mindre upphandlingar och om det föreligger affärsmässigt värde kan det bli aktuellt med delad upphandling för att fler små- och medelstora företag ska ha möjligheten att lämna anbud.

När du i e-Avrop hittat och klickat dig in på upphandlingen du vill lämna anbud på, kommer du nå upphandlingsdokumenten.

Upphandlingsdokumenten (förfrågningsunderlagen) innefattar alla dokument som är kopplade till varan eller tjänsten i upphandlingen och avtalet i sin helhet.

Vetlanda kommuns upphandlingsunderlag är följande delar ofta vanligt förekommande:

När du fått ett grepp om vad som efterfrågas i upphandlingsdokumenten och vad för krav som ställs på dig som leverantör, är det dags att lämna in ett anbud.

Anbud ska lämnas in i rätt tid och innehålla samtliga delar som efterfrågas. Det kan vara svårt att komplettera ett anbud i efterhand på grund av vad lagen tillåter. Gå med fördel igenom nedanstående punkter.

Följ instruktionerna

Följ de instruktioner som anges i upphandlingsdokumenten – noggrant! Efterfrågas en viss information, uppgift eller dokument så måste det finnas med för att vi enligt lag ska kunna pröva ditt anbud. Alla måste ges lika villkor.

Uppfyll krav

Säkerställ att anbudet uppfyller samtliga krav och villkor som har angivits. Det är uppfyllandet av dem som avgör om ditt anbud kommer utvärderas eller inte.

Svara på det som efterfrågas

Titta noga igenom de svar som du tänker skicka in för att vara säker på att du svarat på det som vi frågar efter. Det är viktigt att du säkerställer att inga uppgifter saknas.

Kvalitetssäkra

Kontrollera att du lämnat in beskrivningar och efterfrågade dokkument i form av intyg, certifieringar, CV eller liknande. Lagen gör det svårt att komplettera i efterhand.

Svara på alla frågor

Även på dem som är självklara för dig och även om vi redan känner till dig som leverantör. Vi kan endast ta hänsyn till de svar och handlingar som lämnas i anbudet då alla anbud och anbudsgivare ska behandlas lika.

Lämna in anbudet i tid

För att anbudet överhuvudtaget ska prövas måste det ha lämnats in i tid, det vill säga innan sista datum för anbudslämnandet har passerat. Därefter har, så att säga, tåget gått. Anbudet måste vara komplett och innehålla alla bilagor när det lämnas in.

Anbudstiden är slut och alla anbuden öppnas.

Först kvalificeras anbudsgivarna. Därefter utvärderas de inskickade anbuden. Den anbudsgivare som uppfyller ställda krav, efterfrågad kvalité och erbjuder det mest ekonomisk fördelaktiga priset blir den som tilldelas kontraktet. Då sker ett tilldelningsbeslut.

Tilldelningsbeslutet meddelas skriftligen till anbudsgivarna.

Efter att tilldelningsbeslutet skickats ut gäller en avtalsspärr på 10 dagar. Först när avtalsspärren har gått ut tecknas avtal med leverantören. Vid direktupphandling gäller inte avtalsspärr.

Upphandlingen är genomförd, avtal är tecknat och samarbetet har startat. Förutom den kontinuerliga kontakten mellan leverantör och beställarna i verksamheterna, så kommer det göras systematisk och regelbunden uppföljning av vårt samarbete.

Uppföljning genomförs tillsammans med dig och beställarna från verksamheterna, men också annan personal kan komma att delta med sin expertis. Det kan handla om att ta in statistik, ser över avvikelserapportering, ha uppföljningsmöten, studiebesök, priser, stickprover, information från användarna av dina varor eller tjänster. Kortfattat så ser vi över hur vårt samarbete fortlöper och säkerställer att avtalsvillkoren efterföljs av båda parter.

Vann du affären?

1. Börja i tid

Att lämna anbud i en upphandling kan ibland ta tid att genomföra. Många gånger begärs det in information från ditt företag, referenser från tidigare uppdrag, intyg och andra uppgifter som kan ta tid att samla in. Läs igenom i god tid innan sista anbudsdag om vad upphandlingen ställer för krav på leverantörens anbud.

2. Ställ frågor om något är otydligt

Om det finns saker som är otydliga i upphandlingsdokumenten, ställ frågor i e-avrop i god tid före sista dag för frågor. Svar publiceras löpande i upphandlingssystemet så att alla leverantörer ser frågan och får samma information genom svaret. Frågor och svar bidrar till att upphandlingsprocessen blir mer tydlig och rättvis.

3. Svara även på självklara frågor

Ibland kan en del frågor i underlaget kännas självklara och även om vi kanske känner till dig som leverantör kan vi endast utgå från de svar du lämnar i anbudet.

4. Krav och villkor

Står det ”ska” så är det alltid det som gäller. Kryssar du en check-ruta på ett ska-krav så innebär det att du garanterar att villkoret som står skrivet uppfylls både nu eller när arbetet ska utföras. Det är viktigt att du kan leva upp till alla angivna ”ska-krav” och att du accepterar de angivna avtalsvillkoren.

5. Kontrollera ditt anbud

Kontrollera noga så att alla intyg, certifieringar och uppgifter som vi frågar efter i upphandlingsdokumenten finns med när du skickar in ditt anbud. Skicka inte in mer dokument utöver vad som efterfrågas. Säkerställ en extra gång så allt stämmer och att du angivit rätt siffror. Det är väldigt sällan som likabehandlingsprincipen kan tillåta anbudsgivare komplettera i efterhand eftersom alla ska behandlas just lika.

6. Kontrollera datum

Håll koll på datumen för sista anbudsdag och sista dag som man kan ställa frågor. Alla dokument och all information som efterfrågas i upphandlingsdokumenten måste finnas med i det anbud som lämnas in. Som nämns ovan är det väldigt sällan kan man komplettera sina anbud i efterhand. Det vill säga, det som inte är inskickat innan sista anbudsdag, får inte kompletteras.

7. Lämna in anbudet på det sätt eller form som efterfrågas

I upphandlingsdokumenten står det tydligt hur du ska lämna in ditt anbud. För att ditt anbud ska bli giltigt är det är viktigt att du följer instruktionen. Vi prövar inte anbud som lämnas in på annat sätt än det som står i upphandlingsdokumenten. Exempelvis ska man fylla i prisuppgift i bifogat exceldokument så godkänns inte en egen offert eller står det att ett utdrag ska skickas in via e-post, godkänns det inte om det kommer in via postförsändelse.

8. Informera era referenser

När upphandlande myndighet ber om referenser så är det viktigt att du förbereder dem på detta och att vi kan komma att kontakta dem för att ställa frågor. Det är därför av stor vikt att kontaktuppgifter som lämnas är uppdaterade och att vi når dem när anbudstiden gått ut.

9. Lämna inga reservationer på era anbud

En reservation innebär att anbudsgivaren har gett sig själv en fördel gentemot övriga anbudsgivare som inte lämnat samma reservation, och dessa är endast tillåtna om det anges i upphandlingsdokumenten. Exempel på en otillåten reservation kan vara att ett lämnat pris gäller endast under förutsättning att kommunen garanterar en viss inköpsvolym eller vid ytterligare köp av annan produkt.

10. Beställare och upphandlare är inte alltid samma personer

Upphandlaren genomför upphandlingen, tar emot information, svarar på frågor i upphandlingsprocessen och upprättar avtalet. Men oftast finns beställarna av dina varor eller tjänster ute i verksamheterna. Det är alltså främst de som kommer bli dina kontaktpersoner under avtalsperioden, när avrop genomförs eller när man tar emot leveranserna. I en del fall kan det dock fortfarande vara upphandlaren som är beställaren.

Läs vidare för tips om upphandling till dig som företagare från Science Park. Länk till annan webbplats.