Utredning om samverkan kring gemensamt kontaktcenter

Vetlanda och Sävsjö skulle kunna dra nytta av ett gemensamt kontakt­center. Det visar en utredning som gjorts av de båda kommunernas kommunikations­chefer och som nyligen lämnades över till politiken.

Pierre Klasson och Annelie Jönsson

Pierre Klasson, kommunikationschef i Sävsjö kommun, och Annelie Jönsson, kommunikationschef i Vetlanda kommun, har tittat på hur kommunerna skulle kunna samverka kring kontaktcenter.

Med ett gemensamt kontakt­center ökar servicen till medborgarna i båda kommunerna samtidigt som sårbarheten i personal­gruppen minskar när fler personer har samma kompetens och kan täcka upp för varandra vid exempelvis sjukdom och semestrar.

– Vetlanda och Sävsjö har i flera år samverkat i telefoni­frågor. Med den nya höglands­gemensamma telefoni­upphandlingen som gjordes i våras har vi nu möjlighet att utveckla och fördjupa det sam­arbetet. Exempelvis är det numera tekniskt möjligt att svara på samtal åt varandra, säger Annelie Jönsson, kommunikations­chef i Vetlanda kommun.

Olika verksamheter idag

Vetlanda kommun gick för snart ett år sedan över från traditionell växel till kontakt­center för att ge medborgarna en tydlig väg in till kommunen och en ökad service med högre tillgänglighet och snabbare ärende­hantering. Idag arbetar sex personer och en teamledare i kontakt­center och hanterar allt från rena informations­frågor till handläggnings­ärenden som skol­skjuts, vigsel och fader­skap samt sköter administrativa uppgifter som biljett­försäljning, tagg­hantering, support av politiker­plattor och tillverkning av SITHS-kort.

I Sävsjö kommun finns idag en kombinerad växel och reception i kommunal­huset som bemannas av en tjänst, som delas två medarbetare som också har andra uppdrag i kommunen. Det finns också separata receptioner på social­förvaltningen och Tillväxt­huset. Medarbetarna tar idag emot besök och samtal och hänvisar vidare till rätt person i organisationen.

Tydligt och effektivt

Ett gemen­samt kontakt­center ger en tydlig väg in för medborgarna, oavsett kommun. Det finns två förslag på hur det skulle kunna se ut organisatoriskt, båda bygger på att det gemensamma kontakt­centret har sin bas i Vetlanda men att det fortsatt finns personal på plats även i Sävsjö.

– Hela idén om ett gemensamt kontakt­center bygger på samverkan och att göra det enklare för medborgarna, samtidigt som vi får effektivare organisationer med minskad sårbarhet. Att kontakt­centret skulle ha sin bas i Vetlanda beror på att vi idag ligger längre fram och redan har arbetat upp en fungerande organisation, säger Annelie Jönsson.

Ett första steg till samverkan skulle enligt utredningen kunna genomföras redan under våren 2022 och rymmas inom befintlig budget. Skulle det falla väl ut kan ett andra steg med ett kontakt­center där fler ärenden av handläggnings­karaktär plockas över från både Sävsjö och Vetlanda kommuner, kunna införas från 2023.

Utredningen presenterades nyligen för kommun­styrelsen som valde att skjuta på beslutet till nästa höst.